「AI知識ゼロ」からの挑戦。業務診断が照らした、全社効率化への第一歩

エネルギーや産業インフラを支える新日本造機株式会社様。 全社的な業務効率化の推進が経営課題となる中、同社は生成AIの活用に着目されました。株式会社アップグレードの業務診断プログラムを実施し、AI活用の第一歩を踏み出された背景にはどのような想いがあったのでしょうか。当初はAIに触れる機会が少なかったというサービス営業課の川原様・麦田様に、プロジェクトを伴走したアップグレードの山田が、当時の様子から今後の展望までを伺いました。

「AIに触れる機会が少なかった」チームの、全社課題への挑戦

山田： 本日はお時間をいただきありがとうございます。あらためて、今回のAI活用プロジェクトが始まった経緯からお伺いできますか？

川原氏： はい。今回のプロジェクトは、経営層からのトップダウンでした。全社的にもっと業務効率化を進めるべきだという課題があり、特に我々のサービス営業課は案件数も多く、ルーチン業務も多かったです。そこで、その解決策として生成AIの活用が有効だと判断されました。

山田： 現場の皆さんとしては、どのように受け止められたのでしょうか。

麦田氏： 現場としても業務改善をしたいという思いはありましたが、明確な方法は持っていない状態でした。ただ、AIのような新しい取り組みに対しても非常に協力的でしたね。私を含め、現場のメンバーも「もっと業務を効率化できそうだ」と日頃から感じていましたし、経営層と同じ課題感を持っていました。

山田： 当初からAIへの期待感があったのですね。

麦田氏： 正直なところ、私や他のメンバーもAIに触れる機会は少なかったです。ですが、プロジェクトを通じてお話をさせていただく中で、メンバー全員のAIに対する認識は以前より格段に高まってきたと感じています。AI導入について否定的な言葉は聞いたことがありませんでした。

決め手はサービス売りではなく業務診断という伴走姿勢

山田： パートナーとなるAI企業を探し始めた時は、ご苦労もあったのではないでしょうか？

麦田氏： おっしゃる通り、すべてに困っていました（笑）。本当にAIの知識がゼロの状態でスタートしたので、まず専門用語が分からない。AI活用を促進する会社は本当にたくさんあり、各社のウェブサイトを見ても実際のところ何が違うのか、我々に何が最適なのか、全く判断がつきませんでした。

山田： 数ある企業をご検討いただいた中で、最終的に弊社にご依頼いただけた決め手はどこにあったのでしょうか。

川原氏： 我々が求めていたのは、まず業務を診断してくれるパートナーでした。多くの会社は「こういうことができます」と自社のサービスをプレゼンする形でしたが、AIに疎い我々が求めていたのは、初期段階から一緒に入り込んでどういったことができるかを提案してくれる存在でした。

山田： なるほど。我々が強みとしている業務診断というアプローチが、御社のニーズにフィットしたわけですね。

川原氏： まさにそうです。知識がない我々に対して、「これはAIでやるべきこと」「これはAIではなく、別のアプリケーションでうまくできますね」と、我々の業務にしっかりと寄り添って仕分けをしていただけたことが非常に大きかったです。専門家として一方的に話すのではなく、常に我々と同じ目線に立ってくれた。その姿勢に、「この人たちとなら、手探りの状態の我々でも安心してプロジェクトを進めていけそうだ」と強く感じ、ご依頼を決めました。

毎週2時間のヒアリングが、チームの自走を促すきっかけに

山田：実際の診断プログラムの中で、特に印象に残っていることはありますか？

麦田氏： やはり業務のヒアリングですね。毎週2時間、AIに関するミーティングの時間を確保しましたが、もしそれがなかったら、私自身ここまでAIについて詳しく知ることはなかったと思います。いいきっかけになりましたね。

山田： もちろん、通常業務に加えてお時間をいただく形になるので、一時的にご負担をおかけしてしまった自覚はあります。ご協力ありがとうございました。

麦田氏： いえいえ、もちろん一時的な負荷はありましたが、「この時間も、今後AIがうまく改善してくれるのだろうな」と思いながら、非常に有意義な時間として進められました。現場のメンバーに対しても、専門用語を並べるのではなく、「どんなことに困っているのか」を丁寧に引き出していただきました。

山田： プロジェクトを通じて、麦田様ご自身やチームに何か変化はありましたか？

麦田氏： はい。診断で色々教えていただいたことをきっかけに、私と他のメンバーで、AIの活用方法などを個人的に調べるようになりました。

山田： それは素晴らしいですね！

川原氏： やり方を知らなかったメンバーも、今では少しシステムを触って「こうすれば効率がよくなるのでは？」と試行錯誤できるようになっています。これは大きな進歩ですし、本当に助かりました。

営業課から全社へ。AI活用が描く未来

山田： では、今後このプロジェクトをどのように展開していくご予定ですか。

川原氏： 今回の診断で得た大きな手応えと確信を基に、まずは私たち営業課で実証実験に向けた準備を進めています。ただ、これは決して課の中だけで閉じた話ではありません。この実証実験で生み出す仕組みは、将来的には課をまたいで利用できるものになる可能性を秘めています。私たちの最終的な目標は、全社としての業務効率化です。この一歩は、そのための重要な布石だと考えています。

山田： 最後に、麦田様と同じようにAI導入を検討しつつも、最初の一歩を踏み出せずにいる企業のご担当者様へ向けて、メッセージをいただけますでしょうか。

麦田氏： そうですね…。私たちの業界は、もしかすると年配の方も多く、新しいIT知識に触れる機会が少ないかもしれません。ですが、日常業務を一つひとつ細かく分解していくと、実は削減できる部分が大きく存在していることに気づかされます。 我々もそうでしたが、生成AIに関する知見がなく、導入へのハードルが高いと感じるのであれば、まず「自社の業務にAIをどう活用できるか」を模索してみるべきです。その際には、親身に相談に乗り、専門家の視点で、まずは仕事の内容の理解から入って伴走してくれるパートナーの存在が不可欠だと、今回改めて実感しました。

山田： 川原様、麦田様、本日は貴重なお話をありがとうございました。我々も引き続き、御社の全社的な業務効率化に向けて、しっかりサポートさせていただきます。